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¿Cómo organizar grandes bibliotecas en Mendeley?

Poco a poco estoy transfiriendo las entradas en mi antiguo blog aquí.

Hola a tod@s,

Como hemos referido en la página de este blog dedicada a discusiones sobre Mendeley, en la página oficial del mismo, existen varios tutoriales que nos enseñan como utilizar el programa, qué operaciones permite hacer y cómo ejecutarlas.

Para qué sirve Mendeley, creo que también lo tenemos claro: un software all-in-one que permite organizar nuestra biblioteca de artículos (dedicada preferentemente a artículos científicos) de forma rápida, fácil e interactiva. Nos permite encontrar fácilmente artículos relacionados con nuestra base de datos y también compartir bibliotecas con colaboradores/as y compañer@s.

En mi opinión, y ahora que ya disponemos de la herramienta (Mendeley), la gran cuestión es cómo utilizarla correctamente. O dicho de otra manera, cómo organizar nuestra biblioteca en Mendeley de manera que cumpla con las 3 reglas funcionales:

  • que pueda crecer infinitamente en tamaño
  • que pueda crecer infinitamente en complejidad
  • que sea siempre lógico el camino para encontrar lo que buscamos

Es importante acordarse, o aprender, que gestionar una biblioteca de 100 ó 500 artículos científicos (nivel Grado o Máster) es muy distinto a gestionar una biblioteca de +1500 artículos (nivel Doctorado o superior).

Actualmente Mendeley permite organizar nuestra base de datos a través de carpetas (folders) y/o etiquetas (tags). El funcionamiento de estas será tratado en una futura entrada pero que es aconsejable conocerlo para poder sacar el máximo partido de lo que se habla a continuación.

Surge entonces la pregunta:

¿Cómo podemos organizar nuestra biblioteca de artículos desde el inicio de nuestra carrera (doctorado, por ejemplo) sin que en un futuro (el momento de escribir la tesis) nos tengamos que enfrentar a:

  • ¿donde está ese paper que tanto he leído y lo necesito ahora?
  • ¡vaya lio tengo con esto… no logro encontrar nada de lo que busco!
    ¡mejor empiezo ahora a reorganizar toda mi biblioteca, si no, no podré trabajar!

Esta ultima exclamación, mucho más común de lo que podáis imaginar, es un buen ejemplo de Procrastinación :-) !! En este caso hasta necesaria y fructífera, pero podría haber sido evitada si las cosas se llevaran bien desde el inicio.

Para poder responder a nuestra pregunta y cumplir con las reglas funcionales, necesitamos introducir dos conceptos en organización: organización linear y ecosistémica. Estos conceptos, como veréis en el futuro, os servirán tanto para organizar artículos en Mendeley como para organizar cualquier otro dato de vuestro trabajo u ocio.

Mendeley permite archivar prácticamente cualquier tipo de fichero/documento (.pdf, .odt, .doc, …) y cualquier tipo de categoría (artículo, tesis, libro, …). En esta entrada usaremos como ejemplo la organización de artículos científicos en PDF.

1) Sistema Linear The_Ancestors_Tale_Mammals_cladogram

Cuando un/a estudiante comienza su carrera investigadora y empieza poco a poco a archivar artículos científicos relacionados con su área de investigación, tendrá una biblioteca pequeña, < 200 artículos, donde resulta fácil acordarse de todos ellos. En estas situaciones resulta lógico y directo archivar los artículos con base a una jerarquía de temáticas divididas en carpetas y subcarpetas. Por ejemplo: cáncer cáncer de pulmón células madre biología plantas Proteínas Proteínas Desordenadas Resonancia Magnética Nuclear estructura de proteínas etc… A la hora de buscar un paper en nuestra biblioteca, este primer nivel de organización permite restringir nuestra búsqueda seleccionando primeramente el tema general que el paper trata, e ir seguidamente avanzando en la jerarquía de subcarpetas/subtemas. De este modo la búsqueda será siempre linear e inmutable. Cáncer -> cáncer colorrectal -> experimentos con ratones -> proteínas de membrana.

o…

Resonancia Magnética -> estructura de proteínas -> fosforilaciones

Este sistema de organización, a pesar de lógica creación y fácil de utilizar en bibliotecas pequeñas, no cumple las 3 reglas funcionales de la organización, pues apenas permite un punto inicial de búsqueda, la base de la pirámide (invertida).

1) ¿puede crecer infinitamente en tamaño? Sí puede.

2) ¿puede crecer infinitamente en complejidad? No! La información está siempre organizada de forma piramidal y jerárquica.

3) ¿será siempre lógico el camino para encontrar lo que buscamos? No! como veremos a continuación.

De este modo, el sistema de organización linear resultará demasiado simple y será inútil ante la complejidad de la vida laboral académica cuando tengamos que hacer búsquedas multidisciplinares en bibliotecas superiores a 1000 ó 2000 artículos.

2) Ecosistema Screenshot - 010814 - 18:21:47

Alternativamente al sistema linear que comprende una organización piramidal, es mucho más sano en la labor adoptar un sistema de organización lateral o en ecosistema. Este tipo de organización puede lograrse a través del uso de tags (etiquetas) en detrimento del uso de carpetas.

Así mismo, a cada paper le atribuiremos tags con base a los asuntos tratados. Al no tener un sistema piramidal, la búsqueda puede realizarse a partir de cualquier punto de interés y relacionarlo con cualquier otro concepto relevante. Con un ecosistema de tags podemos ejecutar la siguiente búsqueda:

Cáncer <-> Resonancia Magnética <-> experimentos con ratones <-> hiperpolarización

Y obtendremos los artículos que debatan estos conceptos. La complejidad de la vida académica exige que abordemos los mismos artículos pero con base a distintos objetivos, y por eso, distintos inicios de búsqueda.

¡Ningún tema es más importante que otro, en los temas no hay jerarquías! La importancia de cada tema se da en cada momento determinado.

Una organización en ecosistema permite que nuestra biblioteca cumpla con las 3 reglas de la organización:

1) ¿puede crecer infinitamente en tamaño? Sí!

2) ¿puede crecer infinitamente en complejidad? Sí, porque los artículos están organizados por conceptos que se pueden relacionar sin ningún tipo de jerarquía que sesgue la búsqueda.

3) ¿será siempre lógico el camino para encontrar lo que buscamos? Sí, porque podremos buscar cualquier concepto y relacionarlo con cualquier otro.

En conclusión:

Atendiendo a que podemos usar simultáneamente Carpetas y Etiquetas, mi sugerencia es la de no usar carpetas (folders) y usar sólo etiquetas (tags)!!

Vuestro “Yo” del futuro os agradecerá un ecosistema saludable! :-)

Entonces, ¿para qué sirven las carpetas?

En la organización de una biblioteca de artículos científicos creo que las carpetas se deben usar solamente para separar temáticas suficientemente distintas como para no tener relación entre ellas. Como por ejemplo, “artículos científicos” y “Burocracia de Becas”. Incluso libros y papers deben pertenecer a la misma carpeta. Un uso de carpetas puede ser el de servir para organizar temporalmente artículos que serán utilizados como referencias en un artículo en preparación, pero no debemos caer en la tentación de olvidar las tags.

De hecho en su origen Mendeley no tenia carpetas y usaba solamente tags. Por petición de los usuarios se añadió el concepto de carpetas.

Saludos!

João M.C. Teixeira

1 respuesta »

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